Gmailの設定を紹介、特にラベルやフィルタの設定方法を詳しく説明します

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Gmail新規取得〜ラベルやフィルタの設定

Gmailを利用しよう〜

Gmailのアカウント作成が出来たら設定を始めましょう〜
設定した方がはるかに使い易くなります。
ネット内職用、普通のメールに分けたりもできますし、必要なメールと不要なメールなどでも選択できます。

ラベル・スター

Gmailの特徴であるラベルとスターから説明していきます。
Gmailの特徴と機能でも説明した通りラベルとスターは付箋(ポスト・イット)のようなものです。
そしてGmailにはフォルダが存在しません。

ラベルとスター、二つの使い道は若干違います。
これから二つの使い道の説明をしていきますけどちょっとその前に〜
Gmailラベル・スターフィルタ作成01
全画面は厳しいので一部分ですけど、Gmailの操作画面です。
これを見ながら説明していけば多少はわかりやすくなるかと思います。

右側にある受信トレイから下段に書かれているのがラベルで、スターも同じ位置にあります。
スター付き、重要、送信済みメールなど最初からラベル、スターとして最初からあるシステムラベル、その下にあるものは私が設定して作ったラベルです。

ラベルの作成方法

ラベルがある場所の一番下に[新しいラベルを作成]があります。
ラベルの数が多い場合は他○個のラベル▼をクリックすると表示されます。

クリックすると[新しいラベル名を入力してください]と[次のラベルの下位にネスト]とあります。
ラベル名を入力して作成をクリックすれば完了です。
次のラベルの下位にネストにチェックをつけて親を選択すれば下位ラベル名の完成となります。

ラベル作成はこれで完了です。
次は作成したラベルを設定していきます。

ラベルの環境設定

[新しいラベルを作成]の上に[ラベルの管理]からおこなえます。
上段がシステムラベルで下段が自分で作ったラベルです。
一応ここからでもラベルは作成できます。

設定できるものはラベルリストの表示・非表示、メールリストにラベル名の表示・非表示、操作で削除・編集のおおきく3つあります。
ラベルリストの表示・非表示は右側に表示させるか・させないかを設定できます。
メールリストにラベル名の表示・非表示は届いたメールにラベルを表示させるか・させないかを設定できます。
削除・編集はそのままの意味です。
このままでは使い道にあまりピンとこないかもしれませんけど、フィルタ設定とおこなうことで効果を発揮します。

スターの使い道

まずGmailを始めると最初の画面は受信トレイになっており、中央の画面に上段から重要な未読メール▼、スター付き▼、その他のメール▼と表示されます。

スターは最初の画面に表示されるほど重要ではあるけれど、重要でなくなったらスターを外せば他のメールと同じ扱いになります。
このことを利用するとスターの使い道は期間限定で重要なメール、もしくは期間限定で頻繁に開くメールで使えると思います。

私はフルーツメール(fruitmail)の毎日懸賞で使う今週の合言葉が載っているメールをスターとしています。
毎日と頻繁に利用し、毎週届くメールなので古くなったメールのスターを外し、新しいメールにつけかえればよいだけなのでとても楽です。

他にも利用方法があるでしょうけど、私は今のところ毎日懸賞用となっています。
スターのつけ方・外し方はメールの左にある☆をクリックすれば簡単に取り外しができます。

フィルタ

Gmailは受信したメールをフィルタを使って整理することができます。
フィルタを使うとキーワード・送信者・受信者などの組み合わせに基づいて、自動的にメールのラベル付け・アーカイブ・削除・スター付け・転送を行うことができます。
また[迷惑メール] に振り分けられないようにすることもできます。

簡単に説明するとフィルタは色々な条件などをつけて振り分けたら好きな場所に整理してくれるってことです。
このフィルタを利用しないと作ったラベルの効果も半減してしまいますから是非活用しましょう〜

まず最初に注意点ってほどではありませんけど、、、
作成できるフィルタの数に上限はありませんが、他のアドレスに転送できるフィルタは20個までとなっております。
フィルタによる転送を最大限に利用するには、同じアドレス宛のフィルタを組み合わせます。
この方法でフィルタを組み合わせると、フィルタを適用した転送がより効率的に行えます。

ってことですけど、普通に利用してれば他のアドレスに20個も転送するようなことは、まず無いと思います。
というより他のアドレスは他で管理するか、他アドレスに転送がたくさんできる他のメールを使えばよいと思います。

勘違いしそうなのはフィルタが20個しか作れないと思い違いしそうなところです。
この話は商用利用するような人へ向けた話だと思います。
ちなみにこれ以外でフィルタを使うぶんには制限はないです。

フィルタ作成

メールを検索、ウェブを検索の右にフィルタの作成があります。
他にもメール内からフィルタを作成することもでき、この場合はアーカイブ〜その他▼まであるボタンのその他▼からメールの自動振り分け設定からできます。
メール内からフィルタを作成した場合はメールアドレスがすでに記入された状態ではじまります。

フィルタ条件を指定

受信メールを自動的に振り分けるフィルタの条件を指定します。
[フィルタ テスト]をクリックすると、指定した条件でどのようにメールが振り分けられるか確認できます。
[迷惑メール]や[ゴミ箱]にあるメールは対象外になります

From:To:件名:キーワード:含めないキーワード:の5つから振り分けます。
From:は受信したメールアドレスで振り分けます。
To:は送信もしくは自分ってことになります。
件名:はメールのタイトルです。
キーワード:はタイトルを含む文章内の特定の言葉です。
含めないキーワード:キーワード以外ってことです。

Gmailラベル・スターフィルタ作成02
一番管理しやすいのはFrom:で、高度な振り分けを行うならキーワード系です。
ORを使うことで足し算形式で振り分けしてます。

一応
A + B → A OR B (OR構文、または、足し算)
A × B → A B    (AND構文、かつ、絞込み、掛け算)
「A + B」 × C →  (A OR B)C (カッコで×を使用)
A以外 → -A     (否定構文)
こんな感じで法則があるのですけど、難しいことはやらず、
素直にORだけで使えばよいと思います。(私も調べたけど使ってないです)
足し算なのでここに書いたメールアドレスは全部振り分けてくれます。

重要なことはORと空白のスペースです!!
ORは小文字では駄目です。大文字でないと受け付けてくれません!!
空白は半角です。ORも半角です!!
半角で大文字と覚えておくとよいです。
メールアドレスの間を半角スペースだけで空けるとA × Bと同じ扱いでありますので気をつけましょう〜

書き終わったら、ちゃんとできてるか[フィルタ テスト]をクリックして確認しましょう〜
すると下に検索結果として表示されます。
ちゃんとできてたら[次のステップ>>]をクリックしましょう〜

操作の選択

チェックをつけると自動で行ってくれます。
Gmailラベル・スターフィルタ作成03

ここで[ラベルを付ける]にチェックを入れて選択すれば従来のフォルダ分けと同じ形になります。
ただ、ラベルは一つのメールアドレスに複数つけられるので探す手間はフォルダ分けよりとても楽です。

そしてチェックをつけることで重要度〜不要度を選択できます。
とても重要なら[常に重要マークを付ける]とかちょっと重要ならラベル・スターで振り分ける。
不要までいかないのなら[既読にする]にしたり不要なら[受信トレイをスキップ(アーカイブする)]や[削除する]すればよいでしょう〜
使い方次第ではとても細かく振り分けできると思います。

感想

ラベル・スター、フィルタのことは解ってもらえたでしょうか?
まずこの3つだけ覚えれば普通に使うのは勿論、ネット内職でお金稼ぎするのにも十分でしょう〜

ちなみに迷惑メールやスパムといったことをGmailで全く説明してないのは、最初から対処されてるからです。
仮に届くようになったとしてもフィルタから直接ゴミ箱へ届くようにするなどをおこなえば簡単に問題解決です。

アカウント作成方法を知りたい方はこちらから⇒Gmail〜アカウント作成方法

Gmailの基本的なことを知りたい方はこちらから⇒Gmailの特徴と機能

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